La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan: Gestión de documentos impresos, Gestión de comunicaciones electrónicas y Herramientas electrónicas para la dirección de proyectos.
La tecnología de la comunicación para este proyecto. Teniendo en cuenta que en su mayoría se desarrolla en terreno y en sectores apartados de los centros poblados razón por la cual, para las cuadrillas de trabajo se requiere de una tecnología de comunicación eficiente, al alcance de la mano cada todos los involucrados sin importar su rango dentro del proyecto, en razón a lo anterior, para los equipos humanos que realizan trabajo de campo la comunicación será a través de avantel. Situación distinta sucede con el personal y los interesados de la parte administrativa, quienes cuentan con medios de comunicación tales como: celulares, fax, video conferencias, correos electrónicos, Skype.
El modelo de comunicación involucra dos actores activos que son el remitente y el receptor, un elemento pasivo que es el canal de comunicación, teniendo como eje central de forma permanente el mensaje, tal y como se muestra en el siguiente grafico.
Dentro de la gestión de los sistemas de información para
el proyecto “obras
civiles para la construcción de la estación el banco a cargo del proyecto
evacuación de crudos magdalena medio a 100 kbpd”, utilizaremos los siguientes
métodos de comunicación:
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Métodos
de comunicación
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Método
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Tecnología
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Utilidad
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Reuniones
Llamadas Telefónicas
Video conferencias
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Interactiva
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Se obtiene una comunicación ágil, eficaz
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Memorandos
Cartas
Informes
Correos electrónicos
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Push
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Se obtiene una comunicación ágil, eficaz
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A raíz de la presentación de los
distintos informes técnicos que se deben presentar en diferentes períodos de
tiempo (semanal, quincenal, mensual, etc.) es necesario la compilación de esta
información en cuadros, hojas de cálculos, entre otras; para su respectivo
análisis. De igual forma, se debe realizar con los reportes de gestión del
riesgo, reportes de incidentes y accidentes, permisos laborales y ausentismos.
En lo que se refiere al
intercambio de comunicaciones tanto interna como externa, los involucrados
deben acatar unas reglas mínimas respecto a las comunicaciones que se
intercambian objeto del presente proyecto; para lo cual se ha establecido un
sistema de codificación que permite realizar un seguimiento, localización y
salvaguarda de las comunicaciones en tablas de retención documental.
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