PLAN DE GESTIÓN
DE LAS COMUNICACIONES
|
||||||
CATEGORIA DE LOS
INTERESADOS
|
ESTRATEGIA
|
GRUPOS DE
INTERES
|
ACTIVIDADES
PLANEADAS
|
INFORMACIÓN QUE
NECESITA
|
QUIEN
PROPORCIONA INFORMACION
|
PERIDIOCIDAD
|
CRITICOS
|
Prestar gran
atención a los intereses, necesidades y expectativas de este grupo
|
Entidades
Financieras.
|
Mantener
informado y nunca ignorar
|
Informe
corporativo.
|
Gerencia
administrativaGerencia de operaciones y Mantenimiento.
|
Trimestral
|
Atender las
solicitudes de información.
|
Adelantos de obra.
|
Gerencia de
planeación.
|
Mensual.
|
|||
Reuniones de
avance proyecto.
|
Informe
Financiero.
|
Gerencia
administrativa
|
Trimestral
|
|||
Empresas
Prestadoras de servicios.
|
Monitorear y
trabajar con ellos.
|
Reportes de
retrasos.
|
Gerencia de
planeación.
|
Trimestral
|
||
Reportes de
Accidentalidad.
|
Trimestral
|
|||||
Actas de
entrega de obra.
|
Trimestral
|
|||||
DEPENDIENTE
|
Aunque no tengan
poder, se debegestionar igual porque fácilmente pueden alinearse con otros
interesados para influir sobre el proyecto.
|
Comunidad, usuarios,
comerciantes y medios de comunicación
|
Mantener
informados respecto a los cambios que
se presenten.
|
Noticias del
desarrollo de las actividades.
|
Dirección de
comunicación y relaciones públicas.
|
Mensual
|
Realizar con
ellos diversas actividades.
|
Comerciales
mostrando los beneficios para la comunidad.
|
Mensual
|
||||
Programas
educativos, culturales, ambientales.
|
Programación de
cierres de vías.
|
Mensual
|
||||
Interacción
permanente creando compromiso con todos los actores sociales.
|
Programación de
alternativas de movilidad en la zona
|
Mensual
|
||||
Realizar gestión
social y comunitaria.
|
Programación de
actividades lúdicas, recreativas y de socialización
|
Mensual
|
||||
Realizar
caracterización social
|
Encuentros y
reuniones con comerciantes
|
Mensual
|
||||
Alternativas de
fortalecimiento comercial.
|
Mensual
|
|||||
DISCRECIONAL
|
Sería suficiente con
mantenerlos informados sobre los avances del proyecto
|
Entidades
gubernamentales y oficiales
|
Implicar en las
decisiones de ejecución
|
Informe corporativo
|
Gerencia
administrativa Gerencia de operaciones y Mantenimiento
|
Semestral
|
Reuniones de las
directivas
|
Adelantos de
obra
|
Gerencia de
planeación
|
Semestral
|
|||
Reportes
oficiales de adelantos e inconvenientes del proyecto.
|
Informe
Financiero.
|
Gerencia
administrativa
|
Semestral
|
|||
Actas de
reuniones.
|
Dirección de
comunicación y relaciones públicas.
|
Semestral
|
||||
Informes
actividades de socialización.
|
Semestral
|
|||||
DOMINANTE
|
Enfocarse en las
expectativas de este grupo, pero sin tratarlos con urgencia.
|
.
|
Reuniones de
aclaración de expectativas.
|
.
|
Gerencia de
planeación
|
Mensual
|
Gerencia de
operaciones
|
Mensual
|
|||||
Gestión de
Talento Humano
|
Mensual
|
|||||
Administración
de riesgos laborales.
|
Mensual
|
|||||
|
PLAN PARA LA GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES
|
||||||
|
Nombre
del informe
|
Plazos
|
Hora
|
Responsable
de la entrega
|
Interesados
|
Formato
|
Medio
para el envío
|
|
Diario
de avance
|
Lunes
a sábado
|
10:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
PEC-IPY-F-002
|
Correo
electrónico
|
|
Semanales
de seguimiento y control
|
Miércoles
|
12:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
PEC-IPY-F-003
|
Formato
impreso y digital
|
|
Semanales
de seguimiento y control
|
Jueves
|
12:00 AM
|
Gestoría
técnica
|
Petróleos
S.A
|
PEC-IPY-F-003
|
Formato
impreso y digital
|
|
Informe
mensual de avance
|
30
de cada mes
|
12:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
PEC-IPY-F-004
|
Formato
impreso y digital
|
|
Informe
mensual de avance
|
30
de cada mes
|
12:00 AM
|
Gestoría
técnica
|
Petróleos
S.A
|
PEC-IPY-F-004
|
Formato
impreso y digital
|
|
Informe
final de programación y control
|
15
días después de la ejecución
|
12:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informes
quincenal de riesgos
|
los
2 y los 16 de cada mes
|
12:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informes
mensual de riesgos
|
30
de cada mes
|
12:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
final de riesgos
|
Al
final del contrato
|
N/A
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
semanal de calidad
|
Los
lunes
|
10:00 AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
mensual de calidad
|
El
28 de cada mes
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica
|
No
aplica
|
Radicados
en documento digital e impreso
|
|
Informe
Final de calidad
|
Al
final del contrato
|
N/A
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
semanal de HS
|
Los
Jueves
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
administrativa y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
mensual de HS
|
Los
28 de cada mes
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica, administrativa y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
final de HS
|
Al
final del contrato
|
N/A
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica, administrativa y Petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
semanal ambiental
|
Los
Jueves
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica, administrativa y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
mensual de ambiental
|
Los
30 de cada mes
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Correo
electrónico y documento digital e impreso
|
|
Informe
de gestión social y comunicaciones
|
Los
30 de cada mes
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica, administrativa y petróleos S.A.
|
No
aplica
|
Documento
digital e impreso
|
|
Informe
documental
|
Cada
15 días
|
10:00AM
|
Conequipos
Ing. Ltda.
|
Gestoría
técnica, administrativa y petróleos S.A.
|
EPC-PDO-F-015
|
Documento
digital e impreso
|
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